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Folgeprozesse bei Mitarbeiterbefragungen

Die Ergebnisse sind da. Was nun?

Folgeprozesse

Die Nachhaltigkeit des Erfolgs einer Mitarbeiterbefragung hängt im Wesentlichen von der Verwendung und Umsetzung der erzielten Ergebnisse ab. Hier entscheidet sich, ob ein Mehrwert bzw. positive Effekte für Mitarbeiter, Führungskräfte und das Gesamtunternehmen generiert werden kann.

 

Der erste Schritt hierzu ist die allgemeine Ergebniskommunikation bzw. Informationsnavigation. Danach folgt die Auswertung und Berichtslegung auf der Detailebene, das heißt in aller Regel die Versorgung der Führungskräfte mit entsprechenden Reports zu ihren jeweiligen Bereichen und Teams. Der dritte und entscheidende Schritt sind nun die Folgemaßnahmen, die sich anschließen sollten. An dieser Stelle gibt es verschiedene Optionen und Freiheitsgrade. Welche zu wählen sind, hängt ab von den Projektzielen, vom verfügbaren Zeit- und Kostenbudget sowie von der Unternehmenssituation. Zu allen Punkten dieser Folgeprozesse bietet Rogator seine Expertise, Erfahrung und Unterstützung an:

 

  • Gezielte Verarbeitung der Resultate auf Abteilungs- und Teamebene
  • Ergebnisaufarbeitung und –interpretation mit Vorgesetzten und Teams
  • Train-the-Trainer-Prinzip
  • Dokumentation der Fortschritte
  • Individuelle Coaching-Maßnahmen
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Ergebnisanwendung auf Abteilungs- und Teamebene

 

Bei der Ergebnisanwendung auf Abteilungs- und Teamebene kommt es in erster Linie auf die jeweilige Führungskraft an, die diesen Prozess annehmen und unterstützen sollte. Das Spektrum der Möglichkeiten, in diesem Kontext Unterstützung und Hilfestellung anzubieten, ist sehr breit und im Wesentlichen von der Verfügbarkeit entsprechender Ressourcen abhängig. Rogator berät und unterstützt Sie gerne im Rahmen der Auswahl und Ausgestaltung der für Sie passenden Elemente.

Unsere Leistungen im Überblick

Ergebnisaufarbeitung mit dem Vorgesetzten

 

Die Verpflichtung aller Führungskräfte, ihren persönlichen Ergebnisbericht mit dem übergeordneten Vorgesetzten zu besprechen, ist eine sehr effektive Methode, um für die tatsächliche Anwendung der Resultate zu sorgen. Im Rahmen eines solchen Gespräches sollten ganz konkrete Erkenntnisse und Maßnahmen beschlossen und dokumentiert werden. Diese Elemente können anschließend, falls dies geplant ist, in die Ergebnisdiskussion mit dem Team übernommen werden.

Ergebnisaufarbeitung im Team

 

Die Diskussion der Umfrageergebnisse im jeweiligen Team der Führungskraft ist nicht unumstritten, da der Erfolg einer solchen Maßnahme wesentlich vom Selbstbewusstsein, der Führungsstärke und auch der Kritikfähigkeit der jeweiligen Person abhängig ist. Idealerweise wird ein solcher Prozess von einem externen Coach begleitet, doch dies ist wegen des damit verbundenen Kostenaufwands nur selten möglich.

 

Aus diesem Grund kann die Führungskraft insofern geschützt werden, indem sie nicht unbedingt dazu aufgefordert wird, alle Ergebnisse vorzustellen, sondern lediglich eine Zusammenfassung vorzutragen und auf dieser Grundlage gemeinsam mit dem Team Ziele und Maßnahmen festzulegen. Durch die Einbindung des Teams in die Umsetzung kann nebenbei ein höheres Commitment der Mitarbeiter für die Mitarbeiterbefragung selbst erreicht werden. Auch dieser gesamte Vorgang kann mit entsprechenden Guidelines flankiert werden.

Train The Trainer Prinzip

Train-the-Trainer-Sessions

Die Durchführung sogenannter Train-the-Trainer-Sessions soll die teilnehmenden Personen zunächst in die Lage versetzen, selbstständig ihre eigenen Ergebnisberichte sowie die ihrer Mitarbeiter interpretieren zu können. Um subjektive Komponenten zu minimieren, ist eine einheitliche Ergebnisinterpretation anzustreben, welche durch diese Workshops vermittelt werden kann. Darin werden in der Regel zunächst das Erhebungskonzept sowie die dahinterstehenden Überlegungen vorgestellt.

 

Lerninhalte bei Train-the-Trainer

 

Im Rahmen einer Train-the-Trainer-Session wird unter anderem auf folgende Aspekte eingegangen, die erfahrungsgemäß für die Berichtsempfänger von erhöhtem Interesse sind:

  • Typisches Antwortverhalten bei Mitarbeiterbefragungen
  • Sonderfälle wie z. B. sehr geringe Beteiligung oder stark differierende Antworten innerhalb einer Abteilung
  • Interpretationsrichtlinie für die verwendeten Skalen bzw. Indexzahlen
  • Rechnerische Zusammenhänge bzw. methodische Besonderheiten im Auswertungsbericht
  • Beispielhafte Interpretation einiger typischer Ergebnisberichte
  • Empfehlungen für die Ergebniskommunikation im Team
  • Weiteres Vorgehen im Prozess (in organisatorischer Hinsicht)

 

Insgesamt soll mit Hilfe der Train-the-Trainer-Sessions gewährleistet werden, dass 1. die objektiv korrekten Interpretationen von den Führungskräften auch erkannt, dass 2. eventuell naheliegende, aber nichtzutreffende Interpretationen vermieden werden und dass 3. die Führungskräfte soweit möglich ermutigt und unterstützt werden, im weiteren Prozess eigenständig voranzugehen.

Dokumentations-Tool für Folgeprozesse

 

Für eine erfolgreiche Umsetzung der aus der Befragung abgeleiteten Maßnahmen ist deren kontinuierliche Erfassung sowie die Kontrolle und Kommunikation der Umsetzungsfortschritte essentiell. Für eine übersichtliche und zielgerichtete Dokumentation der festgelegten Maßnahmen stellt Rogator ein flexibles Online-Dokumentations-Tool für Führungskräfte zur Verfügung. Alle Führungskräfte, welche einen Bericht erhalten haben, werden dazu aufgefordert, ihre abgeleiteten Ziele und Maßnahmen über einen passwort-geschützten Zugang im Tool elektronisch zu erfassen.

 

Auf diese Weise erfolgt eine nachträgliche Kontroll- und Interventionsmöglichkeit für die Personalabteilung und/oder Geschäftsleitung. Je nach Notwendigkeit können unterschiedliche Ebenen des Ergebniszugriffes gewährt werden. Mögliche Inhalte zur Dokumentation sind bspw. die folgenden:

 

  • Dokumentation von Besprechungsterminen und Kommentierung
  • Selbstreflexion der Berichtsemfänger zu den Ergebnissen
  • Herausarbeiten von Stärken und Schwächen

Festlegen von Zielen, Dringlichkeiten, Zielterminen, Maßnahmen, Resultaten und Verantwortlichkeiten

Coaching-Maßnahmen

 

Im Idealfall wird der gesamte Folgeprozess einer Mitarbeiterbefragung in Form von Coachings unterstützt, welche in der Regel von externen Trainern in verschiedenen Ausprägungsformen geleistet werden. Rogator greift hierbei auf ein erfahrenes Expertenteam ausgebildeter Psychologen zurück, welche seit vielen Jahren in der internationalen Organisationsberatung tätig sind. Die Coaches sind mindestens in zwei Sprachen einsatzfähig (DE/EN), verfügen über breitgefächerte Skills und können so alle auftretenden Anforderungen erfolgreich bewältigen – auch im internationalen Kontext.

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