Ein international tätiger Industriekonzern aus dem Automotive-Bereich plante eine Mitarbeiterbefragung weltweit. Die große Herausforderung dabei war, dass über die Hälfte der Belegschaft nicht per E-Mail erreichbar war. Aus diesem Grund entschied man sich bei der Erhebungsmethode für eine sogenannte hybride Befragung (Mix aus Online- und Papierfragebogen).
Worauf war im Vorfeld zu achten?
Gerade bei sehr großen, internationalen Mitarbeiterumfragen bedarf es einer ausführlichen Planung. Allein der Befragungsumfang erfordert eine genaue Projektplanung mit ausreichend „Puffer“. Unter anderem kalkulierte man folgendes vorab ein:
- Aufgrund des Einsatzes eines zusätzlichen Papierfragebogens musste bei der Projektplanung ein Puffer für das Drucken der Bögen eingeplant werden
- Zusätzlich zu einem Zeitfenster für den Druck war auch der internationale Versand der Fragebögen zu koordinieren
- Für den Rücklauf bestand die Notwenigkeit, an den unterschiedlichen Standorten Urnen einzusetzen, in denen die Bögen gesammelt wurden, die anschließend zur Auswertung zurück an Rogator gesendet zu wurden
- Eine händische Datenerfassung und Digitalisierung der Ergebnisse erfordert wesentlich mehr Zeit als die Auswertung eines entsprechenden Online-Fragebogens.
Das Kommunikationskonzept
Um den Erfolg des Projektes zu stützen, stand zusätzlich die Zusammenarbeit mit dem Kunden in Bezug auf die Ausarbeitung eines Kommunikationskonzepts im Fokus. Die verschiedenen Kommunikationsmittel wurden dabei in mehr als zehn Sprachen umgesetzt. Ziel dieser aufwendigen Maßnahmen war es, eine breite Akzeptanz in allen Standorten zu generieren. Zu den erstellten Kommunikationsmitteln zählten:
- Internationale Memos
- Informationsflyer
- Poster
- Entwicklung einer smartphone-basierten Info-Plattform
- Webkonferenzen mit Vertretern aus HR und Top-Management
- Interview in der Mitarbeiterzeitschrift
- Telefon-Hotline und E-Mail-Kontakt für alle Teilnehmer.
Es ist besonders wichtig, die Befragungsteilnehmer mit ins Boot zu holen und sie über die gängigen Kommunikationskanäle über die bevorstehende Mitarbeiterbefragung zu informieren. Dabei kommt es ganz auf das Unternehmen und dessen Kultur an, in welcher Weise letztendlich die Kommunikation erfolgt. Auch eine Betreuung der ausführenden Abteilung und die Erreichbarkeit für die Teilnehmer während der Feldzeit haben sich bewährt und trugen zum Erfolg der Mitarbeiterbefragung bei.
Verteilung der Reports
Da es sich bei dieser Befragung um ein Projekt von beachtlicher Größe handelte, war die zentrale Steuerung der Follow-up-Prozesse aus Kapazitäts- und Kostengründen nicht möglich. Diese wurden vielmehr an die Konzernstandorte delegiert. Dabei wurde das Berichtswesen einheitlich in englischer Sprache gehandhabt, unter der Vorgabe eine gleichwertige Basis für alle zu schaffen. Mitgeliefert wurden detaillierte Interpretationshilfen und Leitfäden zur Selbstreflexion sowie für ein Teammeeting. Auf diese Weise waren die Verantwortlichen vor Ort im Stande, größtenteils selbstständig im Sinne der Ergebnisse zu agieren und Veränderungen anzustoßen.
Zusätzlich stellte man ein Dokumentationstool zur Verfügung, in dem die Führungskräfte ihre Erkenntnisse und festgelegten Ziele und Maßnahmen hinterlegen konnten. Die aggregierten Dokumentationen wurden dann auch in Echzeit – im Sinne eines Controlling – in den HR-Abteilungen und Führungsetagen der Standorte verfügbar gemacht.
Fazit: Erfolgreiche Mitarbeiterbefragung durch akribische Planung
Durch eine akribische Planung und ausgeprägte Kommunikationsanstrengungen erreichte man – sowohl online als auch offline – einen zufriedenstellenden Rücklauf. Die Befragungsergebnisse wurden gut auf- und angenommen. Eine besonders wichtige Rolle nehmen in den nachfolgenden Prozessen in der Regel die HR-Abteilung und natürlich die Führungskräfte selbst ein, die mit gutem Beispiel vorangehen müssen, um die Wertschätzung und Bedeutsamkeit von Mitarbeiterbefragungen zu unterstreichen und den Willen zur Veränderung kundzutun.
Referenzprojekt zum Nachlesen
Erfahren Sie mehr zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung mit Rogator in unserer Case Study „Internationale Mitarbeiterbefragung – Fallstudie aus dem Automotive-Bereich“.
>> zur Case Study <<
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