Rog360: der elegante Weg zur Durchführung Ihres 360°-Feedbacks

Übersichtlicher Report über die Ergebnisse des Feedbacks in Rog360

Führungsleistungen verbessern?

Das 360°-Feedback ist ein Instrument der Personalentwicklung zur Messung der Führungsleistung von Fach- und Führungskräften, dessen Beliebtheit vor allem darauf fußt, dass es eine ganzheitliche Betrachtung der Leistungen des Feedbacknehmers über den Vergleich der Feedbacks aus verschiedenen Perspektiven gestattet, und zwar von Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern und von der Führungskraft selbst. Wird das Feedback entsprechend angenommen, so ergibt sich im Idealfall ein kontinuierlicher Prozess zur Verbesserung der Führungsleistungen.

360°-Feedbacks sind interessante Forschungsinstrumente, um speziell die leitenden Positionen eines Unternehmens zu beleuchten und diesen Hilfsmittel an die Hand zu geben, um ihre Leistungen zu verbessern. Projekte dieser Art werden aus verschiedenen Gründen besonders gerne in Form von Online-Befragungen abgewickelt, es gibt auch entsprechende Software-Produkte, die genau diese Beziehungen zwischen Führungskräften und Einfluss nehmenden Personen abbilden und die eingespielten Daten automatisiert verarbeiten können. Zum Beispiel die Rogator-Software Rog360, welche die teilweise komplexen Prozesse und Feedbackströme weitestgehend unterstützt und abbildet und durch die Prozessautomatisierung den Aufwand und die Komplexität für alle Beteiligten deutlich reduziert.

Erfassungsphase mit Rog360

Eine der wichtigsten und oftmals schwierigsten Aufgaben im Rahmen eines 360°-Feedbacks ist die korrekte Erfassung geeigneter Feedbackgeber aus den verschiedenen, oben genannten Perspektiven. An dieser Stelle sind Personen gesucht, die nicht nur laut Organigramm eine Beziehung zum Feedbacknehmer haben, sondern diesem auch auf der Grundlage echter persönlicher Erfahrungen ein qualifiziertes Feedback geben können. Hier gibt es auf allen Ebenen immer wieder Ausnahmen und Sonderfälle, wenn beispielsweise eine als Feedbackgeber ausgewählte Person im täglichen Arbeitsumfeld de facto gar keinen oder erst seit kurzer Zeit Kontakt zum Feedbacknehmer hat. Oder wenn Personen als Feedbackgeber nicht vorgesehen werden, die tatsächlich aber aufgrund ihrer Arbeitsbeziehung zum Feedbacknehmer sehr gut dafür geeignet wären. Hierdurch entstehen Auswahlfehler und es kommt zu eventuell systematischen Verzerrungen der Ergebnisse

Einfaches Anlegen von Einladungswellen für das Feedback

Wer kann Feedback geben?

Aus den genannten Gründen wird der eigentlichen 360°-Feedback-Befragung in vielen Fällen eine Erfassungsphase vorgeschaltet. Diese wird von Rog360 entsprechend unterstützt, so dass der Administrationsaufwand gering bleibt. In dieser Definitionsphase erhalten die Feedbacknehmer selbst die Gelegenheit, innerhalb eines festgelegten Zeitraums ihre Feedbackgeber über eine Menüsteuerung festzulegen, je nach Präferenz des Unternehmens komplett oder nur in Ergänzung zu bereits von HR definierten Personen. In Rog360 wird die komplette Mitarbeiterliste mit Standort- und Abteilungsbezug hinterlegt, so dass das Finden der gewünschten Personen über ein AutoComplete-Texteingabefeld anhand verschiedener Suchstrategien leicht möglich ist. Pro Feedback-Perspektive wird zuvor eine Mindest- sowie eine Maximalzahl von erlaubten Feedbackgebern festgelegt. Um die Gefahr zu verringern, dass Feedbacknehmer bevorzugt wohlgesonnene Personen als Feedbackgeber definieren, wird die Personalabteilung automatisch per E-Mail über die festgelegten Personen informiert und kann bei Bedarf einschreiten.

Festlegen der Feedbackgeber für das 360-Grad-Feedback in Rog360

Erhebungsphase mit Rog360

Sobald ein Feedbacknehmer seine Feedbackgeber definiert hat, werden sie von Rog360 automatisiert per E-Mail zu ihrem persönlichen Feedback eingeladen. Ein solcherart rollierender Ablauf hat den Vorteil, dass Personen, die mehrfach als Feedbackgeber definiert werden, die entsprechenden Einladungen nicht alle auf einmal erhalten. Gleichzeitig erhält der Feedbacknehmer eine Einladung zur Abgabe eines Selbst-Feedbacks. Während der Laufzeit des 360°-Feedbacks zeichnet Rog360 die Teilnahme der Feedbackgeber auf. Der Feedbacknehmer kann die Anzahl der bereits abgegebenen Feedbacks jederzeit online einsehen. Er erfährt jedoch nicht, welche Personen bereits ein Feedback abgegeben haben, da die Teilnahme anonymisiert stattfindet. Nach einer festzulegenden Anzahl von Tagen werden potenzielle Feedbackgeber, die noch nicht teilgenommen haben, automatisiert per E-Mail an die Teilnahme erinnert. Auf diese Weise entstehen in aller Regel Feedback-Quoten von mindestens 80% und höher.

Beispiel einer Einladung / eines Einladungsschreibens für potentielle Feedbackgeber

Rog360-Feedback-Fragebogen

Da Rog360 mit der bewährten Rogator-Befragungssoftware G3plus synchronisiert wird, gibt es für die Inhalte eines Rog360-Feedbacks keine Beschränkungen. Der Feedback-Fragebogen kann völlig frei und in allen notwendigen Sprachen komfortabel erstellt werden. Dies ist auch notwendig, denn die 360°-Feedbacks verschiedener Unternehmen unterscheiden sich inhaltlich in aller Regel stark voneinander. Dies beruht darauf, dass sie jeweils auf unterschiedlichen Grundlagen fußen, zum Beispiel auf dem Werte-System eines Unternehmens oder auf der strategischen Ausrichtung oder auf den Führungsgrundsätzen. Die Erfahrung zeigt: kein 360°-Feedback ist wie das andere!

Einfaches Anlegen von Einladungswellen für das Feedback

Grundsätzlich stammen die Feedback-Fragen aber in den allermeisten Fällen aus den im Folgenden aufgeführten Themenbereichen bzw. Dimensionen. Meistens werden 6 bis 10 Dimensionen in einem Feedback behandelt, wobei jede Dimension anhand von 4 bis 8 Items abgebildet wird, die sich immer auf den Feedbacknehmer beziehen. Üblicherweise werden hierfür Statements (Aussagen) gebildet, denen der Beurteiler auf einer Skala jeweils zustimmen oder die er natürlich auch abgestuft ablehnen kann. Insgesamt handelt es sich normalerweise um ca. 40 bis 80 Einschätzungen, die ein Teilnehmer in Bezug auf den Feedbacknehmer vornehmen muss.

  • Kommunikationsfähigkeit / Informationssteuerung
  • Führungsstil / Führungskompetenz / Entscheidungsfähigkeit
  • Zusammenarbeit / Management von Interessen
  • Kritik- und Konfliktverhalten
  • Fachkompetenz / Lernfähigkeit
  • Unternehmerisches / strategisches Denken
  • Innovationsstreben / Kreativität / Management von Veränderungen
  • Fähigkeit zur Delegation / Aufgabenüberwachung
  • Aufgaben- und Zielorientierung / Motivation
  • Produktivität / Leistungsorientierung / Ergebnisorientierung
  • Unterstützung / Weiterentwicklung der Mitarbeiter
  • Kundenorientierung / Internationalität
  • Verkörperung der Unternehmenskultur
  • Leidenschaft / Teamgeist
  • ...

Rog360-Auswertungen

Ähnlich wie beim Fragebogen haben Auftraggeber eines 360°-Feedbacks in aller Regel sehr individuelle Vorstellungen von den Inhalten und vom Aussehen des Reportings, welches den Feedbacknehmern nach Abschluss des Prozesses zur Verfügung gestellt wird. Darum war es ein Hauptaugenmerk bei der Entwicklung von Rog360, diese Flexibilität auch zu ermöglichen.

Grundsätzlich sind alle Auswertungen und Darstellungsformen möglich, die über MS-Excel erstellt werden können. Aus den Kundeninformationen wird von Rogator eine Masterdatei im Excel-Format vorbereitet und abgestimmt, aus der dann die Berichte für alle Feedbacknehmer automatisiert erstellt werden. Dies ist auch in verschiedenen Sprachen möglich. Hierbei werden selbstverständlich auch gesetzte Anonymitätslevel beachtet, zum Beispiel mindestens 3 Feedbacks in den Gruppen „Mitarbeiter“ und „Kollegen“. Zu einem vorab definierten Zeitpunkt werden die Feedbacknehmer dann per E-Mail darüber informiert, dass sie ihren persönlichen pdf-Report nach einem Login in ihre Rog360-Maske herunterladen können.

360-Grad-Feedbacks einfach mit dem integrierten Spinnenetzdiagramm auswerten

Weitere Hinweise zum Rog360-Feedback

Bei der Planung eines 360°-Feedbacks ist zu klären, ob das Projekt auf einen relativ kurzen, festgelegten Zeitraum von zum Beispiel sechs Wochen fixiert wird oder aber als kontinuierlicher Prozess durchgeführt werden soll, bei dem die Feedbacknehmer über eine längere Periode hinweg (beispielsweise 6 bis 12 Monate) entscheiden können, wann sie ihr persönliches Feedback anstoßen möchten. Beide Möglichkeiten werden von Rog360 unterstützt.

Die Aufmerksamkeit hoch halten

Die Beschränkung auf einen kürzeren Zeitraum hat den Vorteil, dass das Projekt besser und konzentrierter durch eine interne Kommunikationsstrategie im betreffenden Unternehmen unterstützt werden kann. Auf diese Weise wird die Aufmerksamkeit für den Feedbackprozess hochgehalten. Auch Nachfolgeprozesse wie zum Beispiel Coachings können einfacher geplant werden, wenn es einen einheitlichen Erhebungszeitraum gibt.

Großzügigen Zeitraum festlegen

Die Verteilung des Prozesses auf einen längeren Zeitraum ist hingegen wegen der zeitlichen Entzerrung für eine Organisation insgesamt weniger belastend. Dies ist vor allem dann von Bedeutung, wenn sich der Feedbackprozess über mehrere Führungsebenen erstreckt. Dann ergeben sich nämlich häufig Konstellationen, in denen von einzelnen Personen sehr viele Feedbacks nachgefragt werden, vor allem auf mittleren Führungsebenen. Denn diese werden zum Beispiel dazu aufgefordert, ihrem Vorgesetzten ein Feedback zu geben sowie in ihrer Rolle als sogenannter Peer verschiedenen Kollegen auf der gleichen Ebene plus mehreren Mitarbeitern, bei denen sie selbst wiederum Vorgesetzte sind. Hinzu kommt auch noch die Selbsteinschätzung.

Fazit

Alles in allem handelt es sich bei einem 360°-Feedback also um ein relativ anspruchsvolles Projekt, welches auch für die nachgelagerten Maßnahmen und Umsetzungen ausreichend Zeit und Ressourcen erfordert. Dieser Zusammenhänge sollte sich das durchführende Unternehmen bewusst sein. Mit Rog360 wird jedoch der administrative Aufwand in Grenzen gehalten. Dies zahlt sich vor allem bei wiederholter Durchführung aus, da in diesen Fällen die Einrichtung (Setup) des Systems (Mailings, Fragebögen, Auswertungsmaster etc.) in aller Regel wiederverwendet werden kann.

Gerne beraten wir Sie zu Ihrem Rog360-Projekt!

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