Mitarbeiterbefragung: Wann und wie oft?

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Mitarbeiterbefragung?

Wann bietet es sich an, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen? Wie immer kommt es darauf an.

Es gibt durchaus Situationen, in denen sich eine sehr kurzfristig aufgesetzte Mitarbeiterbefragung anbietet. Beispielsweise wenn Ad-Hoc-Entscheidungen getroffen werden müssen und die Mitarbeiter mit ins Boot geholt werden sollen. Bei operativen Themen ist ein solches Vorgehen auch empfehlenswert. Denn hier gilt: Lieber fragen und wissen, anstatt nicht zu fragen und Vermutungen anzustellen.

Aber auch vor strategischen Entscheidungen mit großem Einfluss auf die tägliche Arbeit und langfristigen Auswirkungen, kann eine Mitarbeiterbefragung und die daraus gewonnenen Erkenntnisse die nötige Sicherheit für eine Entscheidungsfindung bieten. In diesem Fall ist jedoch eine langfristigere Planung empfehlenswert. Großangelegte Mitarbeiterbefragungen, die unternehmens- oder gar konzernweit ausgespielt werden, bedürfen einiger Überlegungen, die nicht zwischen Tür und Angel angestellt werden können. Bevor nämlich eine Mitarbeiterbefragung mit diesem Umfang stattfinden kann, sollte klar sein:

  • Welches Ziel die Befragung haben soll
  • Welche Stakeholder einbezogen werden müssen (Stichwort: Betriebsrat)
  • Wie lange der Befragungszeitraum sein soll
  • In welcher Form die Umfrage stattfinden soll – sind die Mitarbeiter besser via Onlinebefragung zu erreichen oder sind es zu viele ohne täglichen Internetzugriff, weswegen eine Paper-Pencil-Befragung sinnvoller ist? (Oder beides?)
  • Welche Kommunikationsmaßnahmen ergriffen werden müssen, damit die Rücklaufquoten auch dem Aufwand gerecht werden
  • Was die Begründung für die Mitarbeiterbefragung ist und wie diese kommuniziert werden soll
  • Was mit den Ergebnissen passiert.

Schon allein weil Mitarbeiterbefragungen einen personellen und zeitlichen Aufwand bedeuten und natürlich auch ein gewisses monetäres Budget beanspruchen, sollten strategische Befragungen, die darauf ausgelegt sind langfristige Verbesserungen als Arbeitgeber und natürlich auch als Unternehmen nach außen anzustoßen, vorausschauend angegangen und rechtzeitig angekündigt werden.

Wie oft sollten Sie Ihre Mitarbeiter befragen?

Es ehrt Sie als Arbeitgeber in jedem Fall, wenn Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig befragen, denn das zeigt, dass Sie sich für die Meinung Ihrer Angestellten interessieren. Doch Prozesse, die möglicherweise über Jahre hinweg Bestand hatten, lassen sich nicht von heute auf morgen umstellen. Ebenso wenig lässt sich eine Unternehmensphilosophie über Nacht verändern. Es ist also Geduld gefragt, zumindest bei den bereits genannten strategischen Mitarbeiterbefragungen. Deshalb ist es auch nicht sinnvoll, groß angelegte Befragungen beispielsweise vierteljährlich anzusetzen. Um aber zu sehen, ob sich wirklich etwas verändert hat, sollte ein bis zwei Jahre nach der ersten Befragung erneut eine Umfrage gestartet werden, um Vergleichswerte einsehen zu können.

Sonderform: Pulsbefragung

Bei einer Pulsbefragung geht es darum, sich ein Bild von der Stimmung innerhalb des Unternehmens zu machen. Im Gegensatz zu vollumfänglichen Mitarbeiterbefragungen, werden hier nur einige wenige Fragen gestellt und es wird entsprechend wenig Zeit für die Bewertung in Anspruch genommen. Da hier der aktuelle Puls gefühlt werden soll, bieten sich vierteljährliche beziehungsweise halbjährliche Befragungen an.

Fazit:

Wann der richtige Zeitpunkt für eine Mitarbeiterbefragung ist, hängt davon ab, was erreicht werden soll. Kurzfristige Entscheidungen, die keinen großen Spielraum für lange Feldzeiten lassen und ad hoc für operative Maßnahmen getroffen werden müssen, können auch einmal kurz und schmerzlos durchgeführt werden und ohne monatelangen Vorlauf. Mitarbeiterbefragungen als Basis für langfristige strategische Entscheidungen benötigen hingegen eine ausgeprägtere Planung. Auch bezüglich eines Rhythmus für diese Form der Befragung gibt es keine Faustregel. Grundsätzlich lässt sich aber sagen, dass Mitarbeiterbefragungen als regelmäßiges Instrument in der Unternehmensentwicklung einen großen Mehrwert bieten.

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