Wie man eine Mitarbeiterbefragung effektiv kommuniziert

Mitarbeiterbefragung Kommunikation

Alle Mann an Bord!

Die Geschäftsleitung sollte grundsätzlich mit gutem Beispiel vorangehen. So auch in puncto Mitarbeiterbefragung. Sowohl die Geschäftsführer als auch die Abteilungs- und Teamleiter sollten erklären, was hinter der Mitarbeiterbefragung steckt und was mit den Ergebnissen passieren soll. Viele scheuen sich davor ehrliches Feedback abzugeben, weil sie befürchten, es könnte irgendwie nachvollzogen werden, wer hinter den Antworten steckt. Auch der Gedanke Zeit zu verschwenden, weil sich am Ende des Tages nichts ändert, ist ein häufiger Grund für schlechte Rücklaufquoten bei Mitarbeiterbefragungen.

Eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitern und Kollegen ist deswegen unerlässlich, um Hürden abzubauen und die Mitarbeiterbefragung als positives Instrument für Veränderungen und Verbesserungen zu etablieren. Es muss deutlich werden, dass die Anonymität und der Datenschutz zu jeder Zeit gewährleistet sind und darauf verwiesen werden, dass die Ergebnisse der Umfrage nach der Auswertung veröffentlicht werden (inklusive der daraus resultierenden Änderungen).

Falls vorhanden, ist es auch immer ein wichtiger Schritt, den Betriebsrat frühzeitig in den Prozess der Mitarbeiterbefragung einzubeziehen. Dieser steht im Vertrauen der Belegschaft und vertritt die Mitarbeiter vor der Geschäftsleitung, sollte es Unstimmigkeiten geben.

Gängige Kommunikationswege

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter auf die ausstehende Befragung aufmerksam zu machen.

Wichtig: für welchen Kommunikationsweg auch immer Sie sich entscheiden, kommunizieren Sie rechtzeitig und wiederholt, um die Aufmerksamkeit der Belegschaft zu gewinnen und zu erhalten.

Folgende Optionen sind denkbar:

  1. E-Mail und Intranet: Im Zeitalter Internet bietet es sich natürlich an, die Mitarbeiter online zu kontaktieren, sprich via E-Mail oder über das Intranet. Idealerweise kombiniert man beide Kommunikationswege.
  2. Flyer & Poster: Manche Mitarbeiter halten an ihrer Vorliebe für Gedrucktes fest. Handliche Flyer und Plakate in der CI des Unternehmens können somit auch ein adäquates Mittel der Kommunikation bei Mitarbeiterbefragungen sein.
  3. Rundschreiben: Das klassische Rundschreiben, das von der Geschäftsführung unterschrieben wird und alle wichtigen Informationen zur Befragung enthält, ist auch nach der Digitalisierung noch einen Versuch wert.
  4. Mitarbeiterzeitung: Viele Unternehmen haben eine Mitarbeiterzeitung, die über Jahre hinweg als Kommunikationsmedium für interne Bekanntmachungen genutzt wurde. Ein altbekanntes Mittel eignet sich bestens, um die Mitarbeiterbefragung zu verkünden, daran zu erinnern und hinterher über Ergebnisse zu berichten.

Wichtig ist, dass ganz unabhängig vom Medium, folgende Punkte in der Kommunikation enthalten sind:

  • Zeitpunkt der Befragung
  • Inhalte
  • Wie man teilnehmen kann
  • Warum man teilnehmen sollte
  • Der Hinweis, dass Datenschutz und Anonymität zu jeder Zeit gewährleistet werden

Was Sie ebenfalls nicht bei der Wahl Ihres Kommunikationsweges missachten sollten, sind die Gewohnheiten Ihrer Mitarbeiter: Es macht wenig Sinn, Ihre Mitarbeiter via E-Mail und/ oder über das Intranet zu kontaktieren, wenn diese aufgrund Ihrer Position innerhalb des Unternehmens auf diese Weise nicht erreichbar sind. Vor allem bei Unternehmen, deren Belegschaft sehr heterogen ist, ist ein Kommunikationsmix sinnvoll.

Durchgängige Kommunikation vor, während und nach der Mitarbeiterbefragung

Folgende Szenarien sollten Sie vermeiden:

  • Sie kündigen die Mitarbeiterbefragung gar nicht erst an, sondern schicken direkt eine Einladung, ohne dass die Belegschaft Antworten auf das wieso, weshalb, warum kennt.
  • Sie kündigen die Mitarbeiterbefragung an, starten das Befragungsprojekt und erinnern Ihre Mitarbeiter nicht noch mindestens einmal zusätzlich, auch wirklich teilzunehmen.
  • Der Befragungszeitraum wurde vorab nicht bekannt gegeben. Die Befragung beginnt und endet also, ohne dass für die Teilnehmer ersichtlich ist ab wann und wie lange sie teilnehmen können.
  • Die Befragung ist abgeschlossen, aber die Mitarbeiter wurden nicht über das Befragungsende informiert.
  • Die Befragung ist abgeschlossen aber es wurde nicht kommuniziert, wann (zumindest grobe Angabe über die endgültigen Ergebnisse) mit einer Verkündung der Ergebnisse zu rechnen ist.
  • Die Befragung ist zu Ende und es passiert nichts.
  • Die Befragung ist zu Ende und es werden Maßnahmen beschlossen, ohne aber anzugeben, aus welchem Grund welche Maßnahme in Kraft tritt.

Eine durchgängige und wiederholte Kommunikation ist das A und O wenn es darum geht, Aufmerksamkeit für Ihre Mitarbeiterbefragung zu erlangen. Auf Ihre Belegschaft prasselt täglich so viel Information ein, dass die Aufmerksamkeitsspanne nicht immer bei 100% liegt. Dementsprechend müssen Sie kontinuierlich und über die gesamte Dauer des Projekts kommunizieren.

Fazit: Viel hilft viel (manchmal)

Eine Mitarbeiterbefragung ist nur dann aussagekräftig, wenn sich genügend Teilnehmer finden. Elementar ist dabei die Kommunikation zu jeder Phase der Befragung. Diese sollte kontinuierlich erfolgen und über den Kanal beziehungsweise den Kanalmix, der die Mitarbeiter auch wirklich erreicht. Zudem muss das Ziel und der Zweck der Mitarbeiterbefragung klar herausgestellt werden und Ergebnisse mit der Belegschaft geteilt werden.

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