Employee Onboarding - was Sie wissen sollten

Fragetypen Kundenbefragungen

 

Was ist Employee Onboarding?

Das Konzept des Employee Onboardings (auf Deutsch: „An Bord kommen des Mitarbeiters“), als Teil der Employee Journey, beschreibt die Prozesse, welche mit der Einstellung neuer Mitarbeiter einhergehen. Dies beinhaltet alles vom Bewerbungs- bzw. Einstellungsverfahren über Begrüßung am ersten Tag, Führung durch das Unternehmen, Zuweisung des Arbeitsplatzes, Einarbeitung, bis hin zur schlussendlichen selbstständigen Arbeit des Mitarbeiters im neuen Betrieb.

Wieso überhaupt Employee Onboarding?

Onboarding erfährt im Personalmanagement immer größere Aufmerksamkeit. Dabei spielt nicht nur die Optimierung der hohen Kosten, welche mit dem Einstellungs- und Einarbeitungsprozess einhergehen, eine wichtige Rolle, sondern auch die möglichst schnelle und erfolgreiche Eingliederung des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen und dessen Unternehmenskultur:

  • Im Schnitt dauert es rund sechs Monate, bis ein neuer Mitarbeiter den Break-Even-Point seiner/ihrer Einarbeitung erreicht und dem Unternehmen effektiv Geld einbringt. In dieser Zeit fallen hohe Ausgaben an und es werden gleichzeitig viele Arbeitsstunden der Kollegen und Vorgesetzten in Anspruch genommen. Ein effizientes Employee-Onboarding-Konzept kann diese Kosten und die Zeit bis zum Break-Even-Point verkürzen und dem Unternehmen dadurch viel Geld einsparen.
  • Der wohl ausschlaggebendere Faktor des Employee Onboarding ist das damit einhergehende Image, welches das Unternehmen damit ausstrahlt. Das Mitarbeiter Commitment und Engagement spielt eine wichtige Rolle in dessen Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen. Nach dem Motto „Es gibt keine zweite Chance, einen ersten Eindruck zu machen“, ist das Auftreten des Unternehmens während des Employee Onboardings von großer Wichtigkeit. Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels gilt es, als besonders attraktiver Arbeitgeber zu erscheinen, was stark durch das Employee Onboarding beeinflusst werden kann.

Ist mein Onboarding gut, bzw. wie messe ich das?

Wie das eigene Onboarding tatsächlich auf neue Mitarbeiter wirkt und an welcher Stelle gegebenenfalls noch Verbesserungspotenzial besteht, lässt sich am einfachsten und effektivsten durch eine Mitarbeiterbefragung ermitteln. Dabei sind insbesondere folgende Aspekte zu berücksichtigen:

  • Der Zeitpunkt der Mitarbeiterbefragung ist beim Onboarding von großer Wichtigkeit. Wird dieser zu früh gewählt, ist der Mitarbeiter womöglich überfordert, konnte noch nicht alle Einflüsse aufnehmen und verarbeiten oder hat die im Fragebogen angesprochenen Prozesse schlicht noch nicht durchlaufen. Wird hingegen zu spät befragt, wird nicht mehr das eigentliche Ziel, die Erfassung des ersten Eindruckes, wahrgenommen. Es wird empfohlen zwei separate Mitarbeiterbefragungen zu zwei unterschiedlichen Zeitpunkten durchzuführen. Einmal eine kurze Mitarbeiterbefragung kurz nach der Einstellung (zwei bis drei Wochen), welche die ersten Tage im Unternehmen und insbesondere das Einstellungsverfahren thematisiert, und eine zweite Befragung später (ein bis zwei Monate) über den Einarbeitungsprozess und die allgemeinen Eindrücken zum Onboarding.
  • Der Inhalt der Mitarbeiterbefragung ist ganz speziell auf das Onboarding und die dazugehörigen Prozesse zu formulieren. Allgemeine Fragen wie, „Wie zufrieden sind Sie mit der Unternehmensstruktur?“, sollten daher möglichst vermieden werden und stattdessen beispielsweise, „Wie zufrieden sind Sie mit dem Onboarding-Prozess bei der Muster AG?“, abgefragt werden. Im gleichen Zuge ist darauf zu achten, dass der Fragebogen kurzgehalten wird, insbesondere wenn, wie im vorangegangenen Punkt beschrieben, in mehreren Wellen befragt wird. Der Teilnehmer sollte nicht überfordert oder gar genervt werden. Mögliche Themenbereiche, die in der Befragung abgehandelt werden können, werden weiter unten thematisiert.
  • Die Struktur und die Prozesse des Unternehmens sind in der Befragung zu berücksichtigen. Gibt es beispielsweise bestimmte oder sogar einzigartige Prozesse im Unternehmen, die ein neuer Mitarbeiter durchläuft, so sollten diese auch in der Umfrage abgefragt werden. Ein Beispiel ist die Befragung von sogenannten „blue collar“ und „white collar“ Mitarbeitern, welche eine unterschiedliche Umfrage erhalten sollten.
  • Die Anonymität des Mitarbeiters spielt bei jeder Mitarbeiterbefragung eine essentielle Rolle, so auch bei einer Befragung zum Employee Onboarding. Es muss klar und verständlich kommuniziert werden, dass keine Angaben auf einzelne Personen zurückgeführt werden können. Insbesondere neue Mitarbeiter stehen der Abfrage persönlicher Informationen ggf. kritisch gegenüber und müssten aktiv von der Anonymität der Umfrage überzeugt werden. Selbstverständlich muss auch von Seiten des befragenden Unternehmens gewährleistet werden, dass die Angaben anonym bleiben.
  • Ein Befragungsprojekt zum Onboarding ist üblicherweise langfristig angelegt, da neue Mitarbeiter nicht alltäglich im Unternehmen begrüßt werden. Um dennoch eine fundierte Basis zu generieren, wird empfohlen über längere Zeit Daten zu sammeln. Dabei hilft ein automatisierter Prozess, welcher den betroffenen Mitarbeitern zu einem vordefinierten Zeitpunkt automatisch eine Einladung zur entsprechenden Umfrage zusendet. So können die gewünschten Daten einfach und ohne hohen Aufwand gesammelt werden.

Welche Themen können abgefragt werden?

Eine Mitarbeiterbefragung zum Thema Employee Onboarding kann vielseitig gestrickt sein und sollte, wie schon erwähnt, unternehmensspezifische Prozesse beinhalten. Mögliche Themenbereiche können dabei die Folgenden sein, welche hier allerdings nicht weiter vertieft werden:

  • Das Bewerbungs- und Einstellungsverfahren
  • Die Kommunikation zwischen Übereinkunft / Unterzeichnung des Vertrages und der Arbeitsaufnahme
  • Der erste Arbeitstag und die hier durchlaufenen Prozesse (z.B. Begrüßung, Einweisung durch die Personalabteilung, Einweisung durch den Vorgesetzten, Vorstellung der Kollegen, Mitarbeiter etc.)
  • Kommunikation und Definition langfristiger Ziele und Erwartungen die an den neuen Mitarbeiter gestellt werden
  • Verbesserungsvorschläge von Seiten des Mitarbeiters

Bei vielen dieser Aspekte bietet es sich - neben geschlossenen Fragen, bei denen der Teilnehmer seine Einschätzung anhand vorgegebener Antwortmöglichkeiten abgeben kann - auch an, offene Textfragen zu stellen. Oft sind die Prozesse des Employee Onboarding sehr komplex und Details machen den Unterschied aus, welche eher durch offene Fragen zum Vorschein kommen.

Onboarding Befragung durchgeführt, und was kommt jetzt?

Nachdem der Befragungszeitraum beendet ist bzw. wenn die ersten Auswertungen durchgeführt werden, gilt es diese korrekt zu interpretieren und Maßnahmen zur Verbesserung zu definieren. Der nachhaltige Erfolg einer Mitarbeiterbefragung hängt im Wesentlichen von der Verwendung und Umsetzung der erzielten Ergebnisse ab.

Die Kommunikation der Ergebnisse muss eine entsprechende Aufmerksamkeit auf diversen Ebenen erzeugen, beim Thema Onboarding sind dies in der Regel Führungskräfte und Mitarbeiter der Personalabteilung. Nur wenn die Ableitung und Umsetzung von Maßnahmen als gemeinschaftliche Aufgabe verstanden wird, kann sich ein effektiver Prozess etablieren.

Fazit: Employee Onbaording ist ein wichtiger Faktor für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter

Das Employee Onboarding ist der Beginn der Employee Journey und ist gleichzeitig auch einer der wichtigsten Schritte auf der ‚Reise‘ des Mitarbeiters. Der erste Eindruck über das Unternehmen spielt eine wesentliche Rolle in der Motivation und Identifikation des Mitarbeiters mit dem Unternehmen. Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels ist es von besonderer Bedeutung das Employee Onboarding optimal zu gestalten. Eine Mitarbeiterbefragung hilft hier einfach und effizient Stärken und Schwächen zu identifizieren. Dabei sind, wie oben beschrieben, verschiedene Aspekte zu berücksichtigen, welche stets an die Prozesse des Unternehmens angepasst werden sollten. Ein wichtiger Prozess der Mitarbeiterbefragung ist die anschließende Auswertung und Umsetzung. Hier kommt es ganz besonders auf eine klare Kommunikation und den Willen an, Veränderungen zur Verbesserung umzusetzen.

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