Warum und wie werden Exit-Interviews durchgeführt?

Exit-Interviews durchfuehren

Was sind Exit-Interviews und was bringen sie?

Exit-Interviews sollen nicht zum Ziel haben, den Mitarbeiter von seiner Kündigung abzubringen, sondern dienen vielmehr dazu die berufliche Trennung professionell und positiv zu gestalten und dabei noch einen Informationsgewinn für das Unternehmen zu erreichen. Ob im persönlichen Gespräch oder durch einen strukturierten Online-Fragebogen, Exit-Interviews bieten die Möglichkeit zahlreiche wertvolle Informationen zu sammeln:

Aufdecken der Beweggründe

Möglicherweise hatte die Kündigung familiäre Gründe oder der Mitarbeiter hat ein Angebot bekommen, welches er nicht abschlagen konnte. In diesen Fällen hat der Arbeitgeber wenig Einfluss. Vielleicht lag es aber auch an der bisherigen Arbeitssituation, steigender Unzufriedenheit mit dem Arbeitgeber oder mangelnden Aufstiegsmöglichkeiten.
Diese und weitere Kündigungsgründe lohnen eine tiefere Betrachtung, da hier Verbesserungsmöglichkeiten erkannt und entsprechende Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung der bestehenden Belegschaft abgeleitet werden können.

Stärken erkennen

Bei einer Kündigung und dem folgenden Exit-Interview sollten nicht nur die treibenden Gründe für das Ausscheiden thematisiert werden. Gerade bei langjährigen Mitarbeitern gilt es auch die positiven Aspekte zu erfahren, die dafür Sorge getragen haben, dass das Arbeitsverhältnis so lange aufrechterhalten wurde. Dadurch können Faktoren der Mitarbeiterbindung aufgedeckt werden, die bereits gut funktionieren und an welche man zukünftig anknüpfen kann. Auch bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter können diese Aspekte in den Vordergrund gestellt werden.

Demonstration von Wertschätzung

Kündigungen von langjährigen, geschätzten Mitarbeitern und Kollegen bleiben in der Regel nicht geheim. Ein offener und positiver Umgang mit einer solchen Situation und das Angebot eines Exit-Interviews zeigt nicht nur dem scheidenden Mitarbeiter die Wertschätzung seiner Arbeit, sondern sendet auch ein positives Signal an die bestehende Belegschaft. Der Arbeitgeber zeigt damit Anerkennung und Respekt seinen Arbeitnehmern gegenüber und den Willen, Missstände aufzudecken und zu verbessern.

Chance auf Rückkehr

Auch wenn eine Kündigung zunächst endgültig erscheint so kehren ehemalige Mitarbeiter nicht selten nach einem „Ausflug“ in den Großkonzern, nach einem Auslandsaufenthalt oder der Arbeit in einer anderen Stadt zu ihrem alten Arbeitgeber zurück, sofern sie grundsätzlich zufrieden waren und mit einem guten Gefühl aus dem Unternehmen verabschiedet wurden. In der Regel bringen solche Rückkehrer weiteres Know-How, Erfahrungen und neuen Elan mit zurück in die Firma und bieten so einen noch größeren Mehrwert.

Einblick in den Wettbewerb

Nicht zuletzt sollte das Exit-Interview auch den Blick nach vorne beinhalten. Eine Kündigung resultiert nicht ausschließlich aus der Situation beim aktuellen Arbeitgeber, sondern wird meist nur dann tatsächlich eingereicht, wenn der Mitarbeiter einen anderen, attraktiveren Arbeitsplatz in Aussicht hat. Daher sollte auch die Frage gestellt werden: Wo geht der Mitarbeiter hin und was hat ihn dazu gebracht sich für eben diesen neuen Arbeitgeber zu entscheiden? Bieten ihre Konkurrenten mehr Gehalt, bessere Aufstiegschancen, bestimmte Sonderleistungen wie Dienstwagen, flexible Arbeitszeiten o.Ä.? Nicht jedes Angebot der Konkurrenz muss oder kann übertroffen werden, dennoch ermöglicht dieses Wissen eine Einordnung der eigenen Arbeitgeberattraktivität im Wettbewerbsumfeld.

Diese und weitere Informationen können durch eine angemessene Befragung scheidender Mitarbeiter gewonnen werden. In jedem Falle sollten folgende Aspekte abgefragt werden:

  • Zufriedenheit mit den Arbeitsaufgaben
  • Gefühlte Wertschätzung
  • Atmosphäre im Team
  • Beziehung zum Vorgesetzten
  • Aufstiegschancen

Die Frage ist nun nur noch: Wie erhebt man diese Informationen?

Vor- und Nachteile persönlicher Exit-Interviews

Ein häufig genutzter Weg, Exit-Interviews durchzuführen ist das persönliche Gespräch. Entscheidend dafür ist es, eine vertrauensvolle und offene Atmosphäre zu schaffen, in der der Mitarbeiter keine Angst vor negativen Auswirkungen auf seine verbleibende Zeit im Unternehmen oder danach haben muss.
Ein solches Gespräch sollte keinesfalls von der direkten Führungskraft oder einem anderen Vorgesetzten geführt werden, da nicht auszuschließen ist, dass das Verhältnis zu eben diesem Personenkreis (mit-)verantwortlich für den Weggang ist. Der Gesprächsführer sollte von einer neutralen Stelle, wie der Personalabteilung kommen. Alternativ können Exit-Interviews auch an externe Experten ausgelagert werden.

Die Vorteile eines persönlichen Gesprächs liegen vor allem in der Individualität. Kündigungsgründe können ein heikles Thema sein, über das nicht jeder direkt offen und frei sprechen kann oder will. In einem vertrauensvollen Vier-Augen-Gespräch hat der Gesprächsführer die Möglichkeit sich auf sein Gegenüber einzustellen und sich an die kritischeren Fragen wie „Warum möchten Sie unser Unternehmen verlassen?“ heranzutasten. Zudem hat ein persönliches Gespräch für einige eine höhere Wertigkeit, da es nochmals die Wertschätzung zum Ausdruck bringt, wenn sich ein Verantwortlicher die Zeit für ein ausführliches Gespräch nimmt.

Allerdings bringen persönliche Exit-Interviews auch verschiedene Nachteile mit sich:

  • Nicht jeder scheidende Mitarbeiter ist gewillt, sich einem persönlichen Gespräch auszusetzen. Es wird Fälle geben, in welchen die Kündigung nicht gänzlich im Guten von statten geht und möglicherweise Ärger oder Enttäuschung im Raum steht.
  • Da die Befragung eines Kündigers immer nur auf freiwilliger Basis stattfinden kann, ist somit ein Gespräch nicht immer möglich. Doch gerade unzufriedene Mitarbeiter können wertvolle Hinweise für Schwachpunkte und notwendige Veränderungen im Unternehmen aufzeigen.
  • Des Weiteren kann es vorkommen, dass das Gespräch schlicht aus Zeitgründen nicht stattfinden kann. Dies kann vorkommen, wenn die verbleibende Zeit im Unternehmen durch eine kurze Kündigungsfrist oder Resturlaub knapp bemessen ist und/oder zeitaufwändige Übergaben die Terminfindung erschweren. Ein angemessenes Exit-Interview darf nicht zwischen Tür und Angel stattfinden, da man so weder dem Mitarbeiter noch dem Informationsgewinn gerecht wird.
  • Zudem stellt sich für jedes Unternehmen die Frage, wer die Gespräche durchführen soll, sofern dies nicht kostenpflichtig ausgelagert wird. Wie bereits beschrieben, sollte es sich um eine Vertrauensperson handeln, welche möglichst in keinem direkten Arbeitsverhältnis zum Mitarbeiter steht. In kleineren Unternehmen, kann dies schon zu einer Schwierigkeit werden. Außerdem muss es sich bei dem Gesprächsführer um eine Person handeln, welche die persönlichen Voraussetzungen für die Leitung eines solchen Interviews mitbringt und die idealerweise entsprechende Schulungen oder Weiterbildungen erhalten hat. Eine geeignete Person im Unternehmen zu finden, welche zudem neben dem Tagesgeschäft noch Kapazitäten hat, dieser Aufgabe ausreichend Aufmerksamkeit zu widmen, kann mitunter schwierig sein.
  • Auch dürfen die Ergebnisse nach Abhalten der Interviews nicht in der Schublade verschwinden. Wenn das Interview erfolgreich geführt wurde und der Mitarbeiter offen „ins Reden“ kam, so erhält man viele Informationen in ungeordneter Form, z.B. als Tonbandaufnahme oder Mitschrift des Gesprächsführers. Diese Informationsdaten aufzubereiten, zu ordnen und in eine mess- und vergleichbare Form zu bringen, erfordert ein gewisses Know-How und viel Zeit, die den Verantwortlichen im Unternehmen nicht immer gegeben ist.

Vor- und Nachteile von Online-Interviews

Weniger unternehmensinternen Zeitaufwand verursacht die Durchführung von Exit-Interviews über eine Online-Umfrage. Die Abwicklung über externe Dienstleister verursacht zwar zunächst ebenfalls Kosten, bietet aber – einmal eingerichtet – einen standardisierten Ablauf und ein einfaches Werkzeug, um an die wertvollen Informationen der Kündiger heranzukommen.


Zwar können Online-Interviews nicht die Tiefe und Individualität leisten, die in einem Vier-Augen-Gespräch erreicht werden kann, dennoch bieten sie andere, nicht zu vernachlässigende Vorteile:

  • Die Hemmschwelle einen Online-Fragebogen auszufüllen ist deutlich niedriger, als sich einem persönlichen Gespräch zu stellen, da der Mitarbeiter hier seine Angaben anonym abgeben kann und sich so ggf. auch kritischere Punkte ansprechen traut, welche in einem Gespräch möglicherweise beiseitegelassen oder geschönt werden würden. Das Unternehmen kann somit im Rahmen einer Online-Befragung tendenziell mit ehrlicheren Antworten rechnen, welche mehr Potential für Verbesserungen liefern.
  • Auch zeitlich ist eine Online-Befragung deutlich flexibler handzuhaben. Es muss kein Termin vereinbart werden. Der scheidende Mitarbeiter kann nach Erhalt des Umfragelinks selbst entscheiden wann und in welchem Umfeld (Arbeitszeit oder Freizeit) er die Fragen beantworten möchte und kann bei Bedarf unterbrechen und seine Antworten ungestört überdenken.
  • Durch die Kombination aus geschlossenen (Skalen-)Fragen und offenen Textfeldern kann dem Mitarbeiter auch in einer Online-Befragung die Möglichkeit gegeben werden, seine persönlichen Beweggründe unabhängig von standardisierten Vorgaben zu beschreiben. Gleichzeitig werden aber auch vergleichbare Daten generiert (z.B. skalierte Abfrage der Zufriedenheit mit Weiterbildungsmöglichkeiten, Gehalt, Karrierechancen usw.), welche direkt exportiert und ohne großen Aufwand ausgewertet werden können. Bei entsprechender Anzahl an Teilnehmern lassen sich so auch Abteilungs- oder Zeitvergleiche einführen, die es dem Unternehmen ermöglichen, gezielte Maßnahmen abzuleiten und Entwicklungen frühzeitig zu erkennen.

Die Analyse der so erhobenen Daten wird in der Regel von externen Dienstleistern übernommen, um die Anonymität in allen Projektschritten zu gewährleisten. Somit besteht keine Notwendigkeit für die Unternehmen, eigene Experten auszubilden Ihre Verantwortlichen bekommen die aufbereiteten Ergebnisse zur Verfügung gestellt und können damit direkt in die Maßnahmenfindung einsteigen.

Fazit

Es ist immer bitter, fähige Mitarbeiter und Kollegen ziehen zu lassen. Zumindest sollte man aber das Beste daraus machen: Exit-Interviews bieten eine große Chance zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung. Im Zusammenspiel mit weiteren Maßnahmen wie Mitarbeiterbefragungen, Führungskräftefeedback und regelmäßigen Mitarbeitergesprächen können Arbeitgeber damit erfolgreiche Strategien zur Mitarbeiterbindung entwickeln und ihren qualifizierten Fachkräftestamm langfristig im Unternehmen halten.

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