Die ultimative Checkliste für Ihre Mitarbeiterbefragung

Checkliste fuer Mitarbeiterbefragungen

 

Eine Mitarbeiterbefragung will gut vorbereitet sein. Die folgende Checkliste soll Ihnen eine Gedankenstütze bei der Gestaltung Ihrer Befragung sein.

1.    Definieren Sie ein klares Ziel für Ihr Projekt.

Welchen Zweck soll Ihre Mitarbeiterbefragung erfüllen? Welchen Erkenntnisgewinn soll sie bringen? Die Ziele einer Befragung können ganz verschiedene sein. Sie können nach der Zufriedenheit Ihrer Angestellten fragen und die Ergebnisse sinnvoll weiterverwerten. Darüber hinaus können Sie auch erfragen, wie attraktiv Ihr Unternehmen als Arbeitgeber angesehen wird und welches Employer Branding wahrgenommen wird. Sie können aber auch die Führungskompetenzen Ihrer leitenden Angestellten einschätzen lassen oder Fragen zur Prozessoptimierung, zur internen Kommunikation oder zur Beachtung Ihrer Unternehmenswerte stellen.

Wichtig ist, dass Sie sich bei der Mitarbeiterbefragung auf eine wenige Kernziele konzentrieren. Wenn Sie sich für zu viele Teilbereiche interessieren, führen Sie besser zu einem späteren Zeitpunkt weitere gezielte Befragungen durch.

2.    Achten Sie auf die Länge des Fragebogens.

Mit einer klaren Zielsetzung erhalten Sie beinahe automatisch die richtige Länge für Ihren Fragebogen. Dieser sollte – je nach Untersuchungszweck – maximal ca. 20 Frageseiten umfassen, auf denen ca. 40 bis maximal 80 einzelne Frageitems untergebracht werden können. Üblicherweise beantwortet ein Teilnehmer etwa zwei Fragseiten pro Minute. Mit diesem Richtwert ermitteln Sie die geschätzte Dauer der Befragung und teilen diese auch zu Beginn mit. Ein Fortschrittsbalken am oberen oder unteren Seitenrand verschafft dem Teilnehmer eine Orientierung über die verbleibende Zeit und spornt zum Weitermachen an.

3.    Formulieren Sie klare Fragen.

Die Fragen sollten eindeutig und verständlich sein. Vermeiden Sie Doppelfragen wie „Gibt es Ihrer Meinung nach genug Fortbildungsmöglichkeiten und wie zufrieden sind Sie damit?“. Auf solche Fragestellungen können Ihre Teilnehmer keine klaren Antworten geben und Ihnen entgehen wertvolle Daten. Auch sollten Sie bei Ihrer Mitarbeiterbefragung auf unnötige Abkürzungen und Fachtermini verzichten, die möglicherweise nicht alle Personen verstehen.

Es kann vorkommen, dass für eine Person keine der angebotenen Antwortmöglichkeiten zutrifft bzw. eine Frage schlicht nicht beantwortbar ist. Für diesen Fall sollten Sie dem Teilnehmer immer auch die Möglichkeit bieten, „keine Angabe“ oder „nicht zutreffend“ auszuwählen.

4.    Halten Sie den Frageteil übersichtlich.

Ein strukturiertes und aufgeräumtes Layout spielt für die Übersichtlichkeit des Fragebogens eine ebenso große Rolle wie die Art der gestellten Fragen. Vermeiden Sie zu viele verschiedene Auswahltools und unterschiedliche Skalen, um Auswahlfehler zu vermeiden. Wechseln Sie die Fragetypen – falls methodisch notwendig – ruhig ein wenig ab, aber übertreiben Sie es nicht. Der Fragebogen soll zwar interessant bleiben, darf aber Ihre Teilnehmer nicht verwirren.

5.    Ihr Fragebogen ist komplett, wenn …

… folgende Bestandteile erstellt wurden:

  • Die Einladung an Ihre Teilnehmer. Diese sollte in jedem Fall intrinsisch motivierende Teilnahmeargumente enthalten. Ebenso sollten hier alle nötigen Informationen über das Ziel und die geschätzte Dauer der Befragung erfolgen. An dieser Stelle sichern Sie Ihren Teilnehmern auch die Wahrung ihrer Anonymität zu.
  • Die Einführungsseite mit weiteren, eher technischen Informationen zur Online-Befragung.
  • Der eigentliche Fragenteil.
  • Der Reminder, den Sie zu festgelegter Zeit verschicken. Zur Wahrung der Teilnehmeranonymität sollte der Reminder einer Mitarbeiterbefragung immer nochmals an alle Personen gesendet werden.
  • Die Datenschutzhinweise
  • Zu guter Letzt: ein kurzes Dankesschreiben für die Teilnahme.

6.    Bewerben Sie Ihre Befragung im Betrieb.

Bereits vor der eigentlichen Befragung sollten Sie Ihre Mitarbeiter über das Projekt informieren. Dies kann in Plakatform erfolgen oder auch über eine Infomail. Nutzen Sie möglichst viele verschiedene Kanäle, um Ihre Umfrage bekannt zu machen. Auch die leitenden Angestellten Ihres Unternehmens sollten ihre Mitarbeiter zur Teilnahme an der anstehenden Online-Befragung motivieren. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass möglichst viele Mitarbeiter an dem Projekt teilnehmen.

7.    Sorgen Sie für eine technisch einwandfreie Befragung.

Ein Pretest hilft Ihnen dabei, eventuelle Fehler aufzudecken und rechtzeitig zu beheben. Für einen umfassenden Support nutzen Sie am besten professionelle Software, wie G3plus der Rogator AG. Unsere kompetente Unterstützung ist Ihnen sicher!

8.    Wahren Sie den Datenschutz und die Anonymität Ihrer Teilnehmer.

Ihre Mitarbeiterbefragung sollte sowohl technisch als auch methodisch in der Lage sein, die Anonymität Ihrer Mitarbeiter zu bewahren. Falls Sie die Anonymität nicht nachvollziehbar garantieren können, verlieren Sie im Zweifelsfall wertvolle und konstruktive Kritik. Ein externer Dienstleister schafft an dieser Stelle das nötige Vertrauen und ist zudem in der Lage, die persönlichen Daten der Mitarbeiter effektiv zu schützen. Externen Dienstleister bieten Ihnen nicht nur die benötigte Infrastruktur, sondern auch die Erfahrung in der Kommunikation mit Ihren Teilnehmern. So kann sichergestellt werden, dass die bewährten und definierten Prozesse zur Wahrung von Anonymität und Datenschutz eingehalten werden.

Fazit: Gut konzipiert ist halb gewonnen

Liegt einer Mitarbeiterbefragung ein durchdachtes Konzept zu Grunde, steht dem Erfolg eigentlich nichts mehr im Wege. Bei einer sinnvollen Zielsetzung, einem nutzerfreundlichen Fragebogen, der entsprechenden Kommunikation und der Gewissheit für die Mitarbeiter, dass ihre Daten einem strengen Datenschutz unterliegen, können Sie mit hohen Rücklaufquoten und vielen Erkenntnissen rechnen.

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