Die Bedeutung der Rücklaufquote bei Mitarbeiterbefragungen

Rücklaufquote bei Mitarbeiterbefragungen

 

Die Bedeutung der Rücklaufquote

Die Rücklaufquote ist aus zwei Gründen wichtig:

  1. Die Qualität der Ergebnisse
    Je mehr Arbeitnehmer an der Mitarbeiterbefragung teilnehmen, desto hochwertiger sind die Ergebnisse. Ihre Repräsentativität ist wichtig, damit, falls nötig, als Reaktion auf die Ergebnisse geeignete Maßnahmen ergriffen werden können. Wenn die Ergebnisse aufgrund zu geringer Teilnahme unklar sind, haben abgeleitete Maßnahmen möglicherweise nicht den erhofften Erfolg. 
  2. Die Legitimierung der Befragung
    Gerade bei Mitarbeiterbefragungen, die ein sensibles Thema innerhalb des Unternehmens darstellen, ist eine breite Unterstützung entscheidend. Das betrifft sowohl die Geschäftsleitung als auch die Arbeitnehmer und ihre Vertreter. Eine hohe Rücklaufquote zeugt nicht nur von hoher Qualität der Ergebnisse, sondern auch von Vertrauen und Motivation der Mitarbeiter. Das Vertrauen gilt dem anonymen, verantwortungsvollen Umgang mit den Daten und die Motivation zeigt sich durch die sorgfältige Beantwortung der Fragen und ggf. sogar in Form sinnvoller und gezielter Verbesserungsvorschläge. Nicht zuletzt können mit den Ergebnissen die oben angesprochenen Veränderungen begründet werden.

Die wichtigsten Einflussfaktoren

Im Folgenden geht es darum, wie man die Rücklaufquote beeinflussen kann, damit sie möglichst hoch ausfällt. Einige Maßnahmen sind bereits im Vorfeld sinnvoll, andere erst dann, wenn die Mitarbeiterbefragung durchgeführt wird. Normalerweise bewegen sich die Rücklaufquoten bei Mitarbeiterbefragungen zwischen 60 und 80 Prozent. Es sollte versucht werden, mindestens eine Rücklaufquote von 70 Prozent zu erreichen.

Geeignete Kommunikationsmaßnahmen

Selbstverständlich muss die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung im Voraus kommuniziert werden. Hierbei ist zu beachten, dass man Kanäle verwendet, die die Mitarbeiter auch tatsächlich erreichen. Wichtig ist auch, was kommuniziert ist. Unverzichtbare Voraussetzungen einer Mitarbeiterbefragung sind Freiwilligkeit und Anonymität. Darauf sollte ausdrücklich hingewiesen werden, wobei freiwillig nicht das Stichwort dafür sein sollte, die Teilnahme von vorneherein auszuschließen. Weisen Sie darauf hin, dass das Feedback der Mitarbeiter in Management-Entscheidungen einfließt und damit ein Schlüssel zur Veränderung ist. Für die Transparenz ist es außerdem wichtig, die wichtigsten Ergebnisse im Anschluss unternehmensintern zu veröffentlichen. Dieser Schritt sollte keinesfalls unter den Tisch fallen gelassen werden, da ansonsten der Eindruck entsteht, man hätte sich die Teilnahme sparen können.

Sensibilisierung der Führungskräfte

Eine Sensibilisierung der Führungskräfte für dieses Thema kann ebenfalls zu höheren Rücklaufquoten bei Mitarbeiterbefragungen führen. Und wie? Zum Beispiel indem die Führungskräfte Ihren Mitarbeitern gezielt Freiräume schaffen, in denen Sie an der Befragung teilnehmen können. Zudem sollte das Thema immer wieder in Team-Meetings angesprochen werden, um zu verdeutlichen, dass die Führungskraft das Projekt unterstützt und welche Bedeutung die Teilnahme nicht nur für die Führungskräfte, sondern auch für die Mitarbeiter selbst hat.

Verständlicher Fragebogen

Bei der Konzeption des Fragebogens ist es wichtig, auf die Verständlichkeit der Fragen zu achten. Dies betrifft Abkürzungen, Fachausdrücke und die Klarheit der Begrifflichkeiten. Prinzipiell sollte sich das Sprachniveau am niedrigsten Bildungsgrad der im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter orientieren. Außerdem ist es sinnvoll, einen schnell erreichbaren Kontakt für Rückfragen anzugeben, weil mehrdeutig gestellte Fragen auch zum Abbruch der Befragung führen können.

Einfacher Zugang

Jeder Mitarbeiter sollte auf einfache Art und Weise Zugang zu den Fragen erhalten. Auch die Bereitstellung des Fragebogens in verschiedenen Sprachen sollte, sofern nötig, unbedingt einkalkuliert werden.

Richtiger Zeitpunkt

Wie bei allen anderen wichtigen Maßnahmen oder Nachrichten gilt auch hier: Ferien, Feiertage und Saisonspitzen nach Möglichkeit vermeiden. Das betrifft nicht nur die Durchführung der Mitarbeiterbefragung selbst, sondern auch die Kommunikation der Ergebnisse. Diese werden idealerweise zeitnah veröffentlicht, um das Vertrauen der Mitarbeiter nochmal zu bestätigen.

Veröffentlichung der Rücklaufquoten

Unser Geheimtipp, um die Teilnahmequote der Mitarbeiterbefragung zu steigern, besteht darin, die Rücklaufquote während der laufenden Befragung zu veröffentlichen. Das trägt entscheidend zur Transparenz bei und hat positiven Einfluss auf die Mitarbeiter, sofern man die Veröffentlichung mit einem Aufruf zur Teilnahme verknüpft. 

Fazit: Mehr Erfolg durch Einbeziehung aller Mitarbeiter

Es gibt viele Möglichkeiten, eine höhere Rücklaufquote bei einer Mitarbeiterbefragung zu erzielen. Die Maßnahmen sollten zwar jeweils auf das spezielle Unternehmen und dessen Mitarbeiter abgestimmt werden, aber es gibt auch einige universelle To Dos. Wichtig ist generell, die Mitarbeiterbefragung frühzeitig zu planen und alle Einflussnehmer des Unternehmens einzubeziehen. Denn eine erfolgreich durchgeführte Mitarbeiterbefragung ermöglicht eine gezielte Weiterentwicklung, die wiederum zur Steigerung des Unternehmenserfolgs beiträgt.

Sie wollen eine Mitarbeiterbefragung in Ihrer Firma durchführen?

Sie haben Fragen zur Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung, Auswertung einer solchen Mitarbeiterbefragung?
Unser Employee Research-Team hilft Ihnen gerne.

Jetzt gleich Kontakt aufnehmen!

Zurück

Auszug Kundenliste

weitere Referenzen »