Case Study - Durchführung eines 360°- Feedbacks

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Wie läuft ein 360°- Feedback in der Praxis ab?

Wer sich über Mitarbeiterbefragungen und Führungskräftefeedbacks informieren möchte, findet im Internet eine Reihe abstrakter und allgemeiner Ratschläge. Oftmals ist es jedoch viel verständlicher ein handfestes Beispiel aus der Praxis zu sehen, um ein klares Bild davon zu bekommen, wie ein 360°- Feedback üblicherweise aufgesetzt und durchgeführt wird.

In diesem Artikel wird Ihnen schrittweise dargelegt, wie eine solche Befragung in einem internationalen Unternehmen aus der Textilbranche mit 700 Führungskräften durchgeführt wurde.

Was benötige ich für ein 360°- Feedback?

Nach dem internen Beschluss zur Durchführung eines Feedbackprozesses und der Definition der Befragungsziele, kann man mit dem eigentlichen Setup der relevanten Projektkomponenten beginnen. Diese sind in der Regel bei den meisten 360°- Feedbacks im Kern identisch. Für unsere Studie wurden folgende Materialien benötigt:

  • Mitarbeiterdaten: Eine Liste aller Mitarbeiter und Führungskräfte des Unternehmens mit Vor-/Nachnamen, E-Mail Adresse, Unternehmensbereich, Standort und der Information, ob es sich um einen Feedbacknehmer handelt oder nicht.
  • Fragebogen: Der Fragebogen umfasste aufgrund der Zielsetzung der Befragung lediglich 7 geschlossene Items. Dazu wurde die Möglichkeit gegeben, zu jedem Item einen Kommentar hinzuzufügen. Entgegen häufiger Meinungen muss ein Führungskräftefeedback nicht immer eine Vielzahl von Items umfassen und jegliche Aspekte bis ins Detail betrachten. Gerade die Möglichkeit des Kommentierens bietet oftmals nützlichere Hinweise als eine Batterie geschlossener Items. Die betrachteten Dimensionen waren: 
    • Kernkompetenzen und Werteorientierung
    • Kommunikation
    • Ergebnisfokussierung
    • Feedbackkultur
    • Mitarbeiterführung
    • Mitarbeiterförderun
  • Texte für E-Mail Einladungen: Auch an dieser Stelle wurde beschlossen dem Sinnspruch „weniger ist mehr“ zu folgen und somit waren die E-Mail Einladungen eher knackig als ausschweifend. Die verwendeten Texte können Sie hier nachlesen:
  • Übersetzungen: da das Unternehmen international tätig ist und seine Standorte auf der ganzen Welt verteilt sind, wurden der Fragebogen und die E-Mail Texte in insgesamt 18 Sprachen übersetzt.

Mit der Rogator Befragungssoftware G3plus und dem Rog360 Tool wurde anhand dieser Materialien das technische Setup erstellt. Das heißt, die Umfrage wurde programmiert und die Mitarbeiterdaten und E-Mail Texte im Rog360 System hinterlegt.

Rogator Befragungssoftware G3<em>plus</em>

Wie ist der zeitliche Ablauf eines 360°- Feedbacks?

Das oben beschriebene technische Setup nahm in etwa 3 Woche in Anspruch. Der eigentliche Feedbackprozess wurde in 2 Wellen abgehandelt. Die Zeitschiene der 1. Welle sah folgendermaßen aus:

Zeitplan

Hilfe, meine Teilnehmer benötigen länger als erwartet!

Setzen Sie den Befragungszeitraum nicht zu kurz an. Oftmals wird davon ausgegangen, dass die Personen auch in kürzerer Zeit Ihre Feedbackgeber bestimmen bzw. Feedback geben. Das ist in der Praxis allerdings häufig nicht der Fall. Ein Erfassungszeitraum von 2 Wochen und eine anschließende Feedbackphase von 2 Wochen (wie oben geschildert) haben sich bewährt. Trotzdem sollte man sich darauf einstellen, dass nicht alle Feedbacknehmer die Erfassung fristgerecht durchführen. Diese wurden in unserem Fall in die (ohnehin geplante) 2. Welle aufgenommen und bekamen somit eine 2. Chance.

Die 2. Welle startete noch während der Feldphase der 1. Welle, um das Projekt insgesamt nicht zu sehr in die Länge zu ziehen. Der restliche Ablauf war analog zur 1. Welle.

Was ist eine typische Rücklaufquote beim 360°- Feedback?

Eine ausreichend lange Feldzeit und der Versand von Remindern sind wichtig für eine gute Rücklaufquote. Je nach Feedbackgebergruppe lag diese zwischen 80% und 90%. Im Falle der Selbsteinschätzung war sie sogar noch höher. Die Teilnahmequote entspricht damit in etwa unseren Erfahrungs- und Erwartungswerten. 360°- Feedbacks zeichnen sich in der Regel durch eine vergleichsweise rege Teilnahme aus.

Wie werden die Ergebnisse des 360°- Feedbacks dargestellt?

Die Ergebnisse wurden mit Hilfe einer Auswertungsroutine verarbeitet, die für jede Führungskraft einen Ergebnisbericht erzeugte. In diesem Bericht wurden die einzelnen Perspektiven bei jeder Frage gegenüber gestellt, sodass eventuelle Diskrepanzen schnell ausfindig gemacht werden können. Zusätzlich wurden die offenen Kommentare zu jedem Item unverändert und geordnet nach Feedbackgebergruppe in Listenform abgedruckt.

Zwei Tage nach Befragungsende konnten die Führungskräfte Ihren jeweiligen Bericht herunterladen. Die Auswertungsroutine wurde im Verlauf der Feedbackphase in enger Abstimmung mit dem Kunden erstellt.

Welche weiteren Auswertungen sind bei einem 360°- Feedback denkbar?

Oftmals werden bei einem 360°- Feedback Prozess die Ergebnisse lediglich in Berichten für die jeweiligen Feedbacknehmer ausgewertet. Um ein allgemeines Bild über die Führungskräfte im Unternehmen zu bekommen, haben wir das Feedback weiter aggregiert und auf Länder- bzw. Bereichsebene analysiert. An dieser Stelle ist darauf hinzuweisen, dass die Bewertung von Führungskräften auch von kulturellen Unterschieden geprägt sein kann. Beim internationalen Vergleich ist dieser Aspekt zu berücksichtigen.

Beispiel wie eine Auswertung mit Rog360 aussehen kann

 

Vor dem Feedback ist nach dem Feedback

Nach diesem ersten 360°- Feedback ist bereits das nächste in Planung. Die Befragung soll jährlich durchgeführt werden und den Führungskräften einen Einblick in die Entwicklung Ihrer Kompetenzen bieten. Hierzu ist es geplant einen Vorwellen-Vergleich ins Reporting zu integrieren.

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