Wissen: Mitarbeiterbefragung

Was ist eine Mitarbeiterbefragung?

Möchte ein Unternehmen aufdecken, weshalb es in manchen Bereichen des Betriebs nicht rund läuft, kann es einen Experten bestellen, der sich auf Ursachenforschung begibt und Veränderungspotenziale aufspürt. Dies ist mitunter ein kostenintensives und langwieriges Projekt. Viel einfacher und überschaubarer ist es oftmals, diejenigen zu fragen, die die täglichen Prozesse im Detail kennen und wissen, wo es Schwachstellen gibt: die eigenen Mitarbeitenden.

Mitarbeiterbefragungen sind dazu da, die Meinungen und Einschätzungen der Mitarbeitenden eines Unternehmens einzufangen und sinnvoll zu analysieren. Dabei geht es vor allem um ihren Arbeitsalltag, ihre Zufriedenheit mit dem Unternehmen und ihr Verhältnis zu Vorgesetzten. Eine Mitarbeiterbefragung hilft Unternehmen, Arbeitsbedingungen zu verbessern, die Mitarbeiterbindung zu stärken und letztendlich den Unternehmenserfolg zu steigern.

Ziele einer Mitarbeiterbefragung

Eine Mitarbeiterbefragung kann sich ganz verschiedenen Aspekten des Unternehmens widmen. Letztendlich geht es aber immer darum, einen Betrieb langfristig wirtschaftlich stabil zu halten. Dies geschieht zum Beispiel über eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Eine Befragung der Belegschaft ist ein wichtiger Schlüssel: Sie vermittelt dem Personal Interesse an deren Wünschen sowie Wertschätzung ihrer Ansichten und Beobachtungen. Das Unternehmen gewinnt durch die Mitarbeiterbefragung wertvolle Einsichten in die eigenen Stärken und Schwächen sowie bezüglich dringender Handlungsbedarfe.

Das Aufdecken von Schwachstellen bzw. Gründen für Unzufriedenheit in einer Befragung des Personals hat zum Ziel, Maßnahmen zur Erhöhung der Zufriedenheit, des Engagements und der Loyalität der Mitarbeiter zu entwickeln. Richtig durchgeführt, fördert eine Mitarbeiterbefragung die Kommunikation zwischen Führungskräften und Teammitgliedern, baut soziale Distanz ab und stiftet einen messbaren wirtschaftlichen Mehrwert – durch mehr Motivation, mehr persönlicher Identifikation sowie mehr Innovation und häufig auch durch geringere Mitarbeiterfluktuation sowie weniger Krankheitstage.

Themen einer Mitarbeiterbefragung

Der Pool an möglichen Fragen für eine Umfrage unter Mitarbeitenden ist schier unendlich. Dennoch lassen sich bestimmte klassische Themenbereiche identifizieren. Diese behandeln u.a. die Zufriedenheit, die Stimmung und die Beziehungen zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten. Überdies kann es sinnvoll sein, für einige spezifische Themenfelder separate Befragungen durchzuführen. Konkret widmen sich Mitarbeiterbefragungen der Exploration folgender Themenfelder:

Wie wird eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt?

Die Vielfalt der gerade genannten Befragungsanlässe zeigt: Der erste Schritt ist die Zieldefinition. Was soll letztendlich mit einer Umfrage unter den Mitarbeitenden erreicht werden? Geht es um eine Verbesserung des Führungsstils, um die Förderung von Talenten, um das Antreiben von Innovationen, um die Verringerung des Krankenstands? Oder um die Steigerung der Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen allgemein? Formulieren Sie Ihr Ziel für die Mitarbeiterbefragung so konkret wie möglich. Nur dann fördert eine Befragung auch Erkenntnisse zutage, die sich in konkrete Maßnahmen verwandeln lassen. Aus Ihrem Ziel leiten Sie auch Ihre Zielgruppe ab. Denn nicht für jeden Zweck muss die komplette Belegschaft befragt oder gar eine internationale Mitarbeiterbefragung durchgeführt werden – manchmal reicht ein Standort oder auch nur eine einzelne Organisationseinheit.

Das definierte Ziel beeinflusst auch den Umfang der Befragung. Generell gilt: Je kürzer und prägnanter die Fragestellungen, desto höher die Bereitschaft der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die Umfrage auszufüllen. Das ultimative – wenn auch in der Praxis nicht erreichbare – Ziel ist natürlich eine Beteiligungsquote der Zielgruppe von 100 Prozent.

Die Struktur Ihres Betriebs bzw. die Zielsetzung der Befragung bedingen, über welches Medium die Daten abgefragt werden. Mittlerweile hat sich eine Online-Mitarbeiterbefragung bewährt, da hier günstig und schnell ein großer Empfängerkreis erreicht wird und sich die Auswertung ebenfalls effizient gestaltet.  Online-Mitarbeiterbefragungen sparen demnach Kosten und bieten eine höhere Qualität der Daten. Hat etwa eine Abteilung wie die Fertigung keinen Internetzugang, könnte für diese auf eine Paper-Pencil-Einladung bzw. eine Paper-Pencil-Variante zurückgegriffen werden. Das bedeutet mehr Aufwand und etwas höhere Kosten – die Einsichten und daraus abgeleitete Maßnahmen zur Verbesserung des Betriebsklimas kompensieren aber in der Regel den Mehraufwand.

Ist die Mitarbeiterbefragung inhaltlich und formal ausgearbeitet, folgt zuletzt die Entscheidung, über welche Kanäle die Mitarbeiterbefragung bekannt gemacht wird. Dies geschieht klassischerweise via E-Mail und über das Intranet. Zusätzlich können gedruckte Flyer und Plakate die Ankündigung unterstützen sowie persönliche Kommunikation von Vorgesetzten mit ihren Teams, Workshops oder auch Betriebsversammlungen.

Tipps für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung

Gut konzipiert ist halb gewonnen: Liegt einer Mitarbeiterbefragung ein durchdachtes Konzept zu Grunde, steht dem Erfolg eigentlich nichts mehr im Wege. Folgende Dinge sollten Sie bei der Durchführung einer erfolgreichen Mitarbeiterbefragung u.a. beachten:

1. Definieren Sie die Länge und das Ziel des Befragungsprojekts.
Bei einer Mitarbeiterbefragung sollten klare Ziele definiert und sich auf wenige Kernbereiche konzentriert werden. Der Fragebogen sollte angemessen kurz sein, um die Teilnehmer nicht zu überlasten. In der Fragebogen Einleitung sollten alle relevanten Informationen für die Teilnehmenden kompakt enthalten sein.

2. Achten Sie auf eindeutige Fragen und eine übersichtliche Struktur.
Die Fragen sollten eindeutig und verständlich sein. Halten Sie den Frageteil außerdem übersichtlich, indem Sie ein strukturiertes und aufgeräumtes Layout verwenden.

3. Führen Sie einen Pretest durch.
Ein Pretest hilft Ihnen dabei, eventuelle Fehler aufzudecken und rechtzeitig zu beheben.

4. Wahren Sie Datenschutz und Anonymität.
Ihre Mitarbeiterbefragung sollte sowohl technisch als auch methodisch in der Lage sein, die Anonymität Ihrer Mitarbeiter zu bewahren.

5. Leiten Sie Folgemaßnahmen ein.
Der wichtigste Teil des Prozesses beginnt nach der Umfrage durch konkrete Maßnahmen. Nachdem Sie die aus der Befragung abgeleiteten Veränderungen durchgeführt haben, bietet es sich um den Erfolg der Maßnahmen zu messen an, erneut eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen.